สรุป องค์การและการบริหารจัดการ

องค์การ (Organization)

—

 บทนำ

องค์การเป็นหัวใจสำคัญของการบริหาร

องค์การภาครัฐ เรียกว่าองค์การสาธารณะ ได้แก่ หน่วยราชการต่างๆ

องค์การภาคธุรกิจ เรียกว่าองค์การธุรกิจ ได้แก่ บรษัท ห้างร้าน โรงงานอุตสาหกรรม เป็นต้น 

การบริหารองค์การภาครัฐ(รปศ.) มีทั้งเหมือนและแตกต่างจากการบริหารองค์การภาคธุรกิจเอกชน

ความเหมือนทั้งองค์การบริภาครัฐและองค์การภาคเอกชน ล้วนต่างต้องใช้องค์ความรู้และเทคนิคด้านการบริหาร

ความแตกต่าง องค์การภาครัฐ มีเป้าหมายเพื่อประโยชน์

สาธารณะ ส่วนองค์กรภาคเอกชนมีเป้าหมาย เพื่อผลประโยชน์

เฉพาะกลุ่ม (เจ้าของกิจการ)

  

องค์ประกอบสำคัญขององค์การ

Richard Hall ได้สรุปองค์ประกอบขององค์การ ไว้ 6 ประการ

.องค์การประกอบด้วยความสัมพันธ์ทางสังคมระหว่างคน

.องค์การประกอบไปด้วยพรมแดนที่แยกสมาชิกองค์การออกจากคนที่ไม่ได้เป็นสมาชิกขององค์การ

.องค์การประกอบด้วยระเบียบกฏเกณฑ์ซึ่งมีสมาชิกองค์การกลุ่มหนึ่งทำหน้าที่ดูแลให้ทุกฝ่ายปฏิบัติตามกฏเกณฑ์นั้นๆ

.องค์การมีการจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกมีการกำหนดหลักเกณฑ์ว่าใครมีอำนาจเหนือใคร หรือลำดับชั้นของอำนาจ

.ความสัมพันธ์ระหว่างคนในองค์การมีลักษณะเป็นแบบสมาคมมากกว่าแบบชุมชนการทำงานขององค์การดำเนินการไปแบบต่อเนื่องและมีจุดมุ่งหมาย

ประเภทขององค์การ

โดยทั่วไปแล้ว องค์การมี อยู่ 3 ประเภท

1.องค์การภาครัฐ หรือเรียกว่าองค์การสาธารณะ ได้แก่ 

หน่วยงานราชการต่างๆองค์การอิสระรวมถึงองค์การมหาชนมีจุดมุ่งหมายเพื่อประโยชน์ของประชาชนหรือสาธารณะ

2.องค์การธุรกิจ ได้แก่ 

บริษัท ห้างร้าน โรงงานอุตสาหกรรม มีจุดมุ่งหมายเพื่อแสวงหากำไรเพื่อประโยชน์ขององค์การ

3.องค์การสาธารณะประโยชน์ ได้แก่

องค์การที่จัดตั้งขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ด้านสาธารณะประโยชน์ด้านใดด้านหนึ่ง เช่น มูลนิธิ  องค์กรการกุศล หรือ กลุ่มเอ็นจีโอ ต่างๆ

ความหมายของการบริหารจัดการ  (Management or Administration)

• สมยศ นาวีการ :  “การบริหาร”  คือ  กระบวนการทำงานให้สำเร็จโดยใช้บุคคลอื่น รวมถึง อาจหมายถึง กระบวนการของการวางแผน การจัดองค์การ การสั้งการ การควบคุมทรัพยากร

•ธงชัย สันติวงษ์  :   การบริหาร   คือ งานของหัวหน้าหรือผู้นำที่ต้องกระทำเพื่อให้คนหมู่มากมาอยู่รวมกันและทำงานร่วมกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้จนสำเร็จผลอย่างมีประสิทธิภาพ

•พะยอม วงศ์สารศรี  : การบริหาร คือกระบวนการที่ผู้จัดการใช้กลยุทธ์ต่างๆ ดำเนินกิจกรรมตามขั้นตอนต่างๆ โดยอาศัยความร่วมแรงร่วมใจของสมาชิกภายในองค์การและคำนึงถึงความสามารถ ความถนัด ความก้าวหน้าของสมาชิกด้วย 

•ศิริวรรณ  เสรีรัตน์ และคณะ : ได้อธิบายความแตกต่างของการใช้    การบริหารและการจัดการดังนี้       

  “การบริหาร”   เน้นที่การกำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผนใช้ในการบริหารรัฐกิจ หรือใช้ในหน่วยราชการ ส่วนใหญ่จะใช้ในการบริหารระดับสูง เป็นคำที่นิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจ หรือใช้ในส่วนราชการ

  “การจัดการ”     จะเน้นการปฏิบัติการให้เป็นไปตามนโยบาย ซึ่งนิยมใช้ในการจัดการงานที่รับผิดชอบหรือธุรกิจ

  

     สรุปลักษณะที่สำคัญของการบริหารดังนี้

•การบริหารย่อมมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์

•การบริหารต้องใช้ปัจจัยต่างๆ เช่น คน งบประมาณ วัสดุสิ่งของ และวิธีการปฏิบัติงาน

•การบริหารมีลักษณะการดำเนินงานเป็นกระบวนการ (Process) คำว่ากระบวนการในที่นี้หมายถึงแนวทางของการกระทำสิ่งต่างๆ อย่างมีระบบ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ และมีความเกี่ยวพันระหว่างกันเพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมาย

ความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับการบริหารจัดการ

•ลักษณะขององค์การ คือ

–การมีคนจำนวนหนึ่งที่สามารถสื่อสารข้อความซึ่งกันและกัน

–เป็นผู้ที่มีความเต็มใจในการช่วยก่อให้เกิดการกระทำร่วมกัน

–มุ่งให้เกิดความสำเร็จถึงวัตถุประสงค์ร่วมกันที่มีการกำหนดขึ้น

•กิจกรรมพื้นฐานขององค์การ

–การติดต่อสื่อสาร

–การสร้างการบริการที่ดี

–การกำหนดวัตถุประสงค์ หรือจุดมุ่งหมายองค์การ

•หน้าที่ผู้บริหารเกี่ยวข้องกับองค์การ

–จัดให้เกิดระบบการติดต่อสื่อสารของฝ่ายต่างๆในองค์การให้มีประสิทธิภาพ

–สนับสนุนให้เกิดความพยายามร่วมกันของฝ่ายต่างๆเพื่อให้บริการที่ดีต่อลูกค้า

– สร้างระบบกระบวนการ การกำหนดวัตถุประสงค์ที่มีประสิทธิภาพ

บทบาทและหน้าที่ของการบริหารจัดการ

Luther Gulick (ลูเธอร์ กูลิค)  เสนอ POSDCoRB ดังนี้

1. Planning - การวางแผน   หมายถึง การกำหนดเป้าหมายขององค์การว่า ควรทำงานเพื่อ  วัตถุประสงค์ใด จะดำเนินการอย่างไร

2.Organizing – การจัดองค์การ หมายถึง การกำหนดโครงสร้างที่เป็นอำนาจหน้าที่ขององค์การ

3.Staffing –      การจัดการงานบุคคล เริ่มตั้งแต่ การสรรหา การรักษา การให้ออก

4. Directing – การสั่งการ   หมายถึง การที่ผู้บริหารต้องตัดสินใจต่างๆ เช่น คำสั่งหรือคำแนะนำ ซึ่ง  ต้องอาศัยภาวะความเป็นผู้นำเพื่อการทำงานบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย  ที่กำหนด

5.Coordinating – การประสานงาน หมายถึง ผู้บริหารทำหน้าที่ในการประสานงานหน่วยงานต่างๆ ภายใน     องค์การ ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน หรือเป็นเรื่องระหว่าง    หน่วยงานหลักและหน่วยงานสนับสนุน

6.Reporting – การรายงาน      หมายถึง กระบวนการและเทคนิคของการแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึง    ความก้าวหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย

7.Budgeting – การงบประมาณ   หมายถึงภารกิจเกี่ยวกับการวางแผน การทำบัญชี การควบคุมเกี่ยวกับ  การเงินและการคลัง เป็นกระบวนการหนึ่งในการติดตามควบคุม  ประเมินผลการปฏิบัติงานโดยใช้แผนการเงิน

มิติ 4 ด้านของการบริหารจัดการ

กิจกรรมสำคัญสำหรับการบริหาร ประกอบไปด้วย   4    มิติ

  1. มิติด้านการออกแบบองค์การ

  2. มิติด้านการวางแผนและการควบคุม

  3. มิติด้านกระบวนการด้านพฤติกรรม

  4. มิติด้านการตัดสินใจ

มิติที่ 1 การออกแบบองค์การ

•กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบองค์การ มีดังนี้

– จัดระบบสายงานความรับผิดชอบ

– จัดสรรอำนาจหน้าที่ ในองค์การ

– วางระบบการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ

ข้อสำคัญ

–  องค์การจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากน้องเพียงไร ขึ้นอยู่กับการออกแบบ

  

  องค์การ

–  การออกแบบองค์การที่ดี จะทำให้กิจกรรมต่างๆ ขององค์การดำเนินไปด้วยความ

  เรียบร้อย  เช่น การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งต่างๆ ,  การสร้าง

  ระบบการติดต่อสื่อสารระหว่างหน่วยงานย่อย ,การพัฒนากระบวนการในการรับเรื่อง

  ราวร้องทุกข์

มิติที่ 2 การวางแผนและการควบคุม

การวางแผน ประกอบด้วย 2  กิจกรรมหลัก ได้แก่ 

  1. การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ

  2. การหาวิธีการต่างๆ มาใช้เพื่อให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด

ประเภทของแผนที่ใช้ในการบริหาร  ได้แก่

   

แผนกลยุทธ์ Stratigic Plan  คือ แผน ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนด

วัตถุประสงค์ทั่วไปในระยะยาวขององค์การซึ่งจะต้องมีการทบทวนเป็นระยะเพื่อให้สอดคล้อง

กับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

  

 แผนยุทธวิธี  Tactical Plan  คือ แผนที่มุ่งเน้นการบรรลุเป้าหมายเฉพาะด้าน เป็นแผนที่

เฉพาะเจาะจง มีระยะสั้น แต่จะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ระยะยาว  ถุกออกแบบมาเพื่อช่วย

ให้สามารถผลักดันการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  ซึ่งอาจจะต้องใช้หลายแผนยุทธวิธี

ก็ได้

มิติที่ 3 กระบวนการด้านพฤติกรรม

•กระบวนการด้านพฤติกรรม

–เป็นกิจกรรมทางการบริหารที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ภายในองค์การ ระหว่างฝ่ายคนงานและฝ่ายบริหาร และระหว่างฝ่ายบริหารด้วยกันเอง

– ความสัมพันธ์ในองค์การมีผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์การ

–สิ่งสำคัญในกระบวนการด้านพฤติกรรมได้แก่ ลักษณะผู้นำในองค์การ ซึ่งจะต้องคอยกำกับ ประสานงานและการจูงใจให้คนทำงานให้กับองค์การ

–กระบวนการด้านพฤติกรรมจะมีผลสำเร็จยิ่งขึ้น หากมีการติดต่อสื่อสาร ภายในระหว่างกลุ่มต่างๆ มีประสิทธิภาพ

มิติที่ 4 การตัดสินใจ

•การตัดสินใจ Decistion making

–การตัดสินใจเป็นหน้าที่หลักของผู้บริหาร

–กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ได้แก่

•การรับรู้ถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น

•สามารถระบุถึงเหตุที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง

•หาทางเลือกที่เหมาะสมในการแก้ไขปัญหา

•ตัดสินใจเลือกทางเลือก

•ปฏิบัติตามทางเลือกนั้น

–การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ หากผู้ตัดสินใจ ตัดสินผิดพลาด ส่งจะผลเสียต่อการบริหารและการทำงานในองค์การได้

–หากตัดสินใจถูก จะทำให้การทำงานเดินไปได้สะดวก  มีประสิทธิภาพ พนักงานมีขวัญกำลังใจ องค์การจะประสบผลสำเร็จ

การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ

ความสำคัญของการติดต่อสื่อสาร

•การติดต่อสื่อสาร : เปรียบเสมือนระบบต่างๆของประสาทมนุษย์ที่เป็นตัวเชื่อมการ

สั่งการจากสมองไปยังส่วนต่างๆของร่างกาย

•การติดต่อสื่อสารในองค์การ จะช่วยให้สมาชิกขององค์การคิดร่วมกัน บรรลุข้อ

ตกลงร่วมกัน และทำสิ่งต่างๆร่วมกัน

•นักบริหารที่มีความสามารถสูง หากขาดการต ดต่อสื่อสารกับคนรอบข้าง คงไม่มีใคร

รับรู้คความสามารถของผู้บริหาร

ภาพรวมการติดต่อสื่อสารระดับบน-สู่-ระดับล่าง

Downward Communication

- การใช้อำนาจหน้าที่ สั่งการ หรือควบคุม

- อาศัยช่องทางการติดต่อสื่อสารตามแผนภูมิขององค์การ

- มีการใช้สื่อ เช่น ป้ายประกาศบอร์ด  คู่มือ การประเมินผล การประกาศนโยบาย 

สุนทรพจน์ จดหมายเวียน  การประชุม

- รูปแบบการสื่อสาร  การเขียนแบบลายลักษณ์อักษรและแบบคำพูดซึ่งมีทั้งข้อดีและ

ข้อเสีย

การสื่อสารแบบแนวนอน

การติดต่อสื่อสารแบบแนวนอนหรือแนวราบ
Horizontal Communication

•การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน  เช่น การติดต่อจากผู้ปฏิบัติคนหนึ่งไปยังผู้ปฏิบัติอีกคนหนึ่ง  หรือจากผู้บังคับบัญชาคนหนึ่งไปยังผู้บังคับบัญชาอีกคนหนึ่ง

  •ลักษณะเป็นการประสานงาน การสอบถาม และการปรึกษา ในรูปแบบการประชุมและการ

ส่งรายงานเวียน

•จำนวนสมาชิกในแนวราบอาจมีจำนวนมากจนการแพร่ข่าวสารไม่ทั่วถึง

จุดมุ่งหมายการติดต่อสื่อสารแบบแนวนอน
Horizontal Communication

1.การประสานการมอบหมายงาน 

 เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ต้องประสานงานกับฝ่ายวางแผนสื่อ การตลาด 

 ฝ่ายขายในการโปรโมทสินค้า

2.การให้ข้อมูลเกี่ยวกับแผนงานและกิจกรรมรับรู้ข้อมูลและแสดงความคิดงในแผนงาน

ร่วมกัน

3.การแก้ปัญหา  ระดมสมองแก้ปัญหาเมื่อต้องทำงานร่วมกัน

4.การสร้างความเข้าใจ   สนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยใช้เหตและผล

กระบวนการตัดสินใจในองค์การ

การตัดสินใจ (Decision making)

•แกรี เดสเลอร์ : ได้ให้คำจำกัดความของคำว่า 

“การตัดสินใจ” คือ กระบวนการในการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกต่างๆ และทำการ

เลือกทางเลือกหนึ่ง

ค่านิยมที่ใช้ในการตัดสินใจ

• เจมส์ แอนเดอร์สัน : แบ่งค่านิยมเป็น 5 ประเภท คือ

 1. ค่านิยมขององค์การ

การตัดสินใจที่ขึ้นอยู่กับลักษณะค่านิยมขององค์การนั้นว่าเป็นอย่างไร เช่น หน่วยราชกา

ทหาร มักจะตัดสินใจตามลำดับชั้นการบังคับบัญชา

 2. ค่านิยมในแวดวงวิชาชีพ

  ค่านิยมลักษณะวิชาชีพของผู้ตัดสินใจ  เช่น อาชีพแพทย์ จะตัดสินใจหลังจากวินิจฉัยอย่าง

รอบคอบแล้ว  นักบัญชีจะตัดสินใจตามหลักการของบัญชี หรือนักกฎหมายจะตัดสินใจภาย

ใต้กฏระเบียบกฏหมาย

แนวคิดและทฤษฎีเกี่ยวกับภาวะผู้นำ

1. แนวคิดการศึกษาคุณลักษณะและทักษะของผู้นำ

•คือ การแสวงหาคุณลักษณะของผู้นำทั้งหลายในโลกว่า มีลักษณะที่เหมือนกันประการใด 

ลักษณะที่ไม่เปลี่ยนแปลงของบุคคล ซึ่งสามารถโน้มน้าวให้ผู้อื่นทำตามในสิ่งที่ต้องการ 

2. แนวคิดการศึกษาพฤติกรรมของผู้นำ

•คือ การการศึกษาที่แสวงหาพฤติกรรมที่คล้ายกันของผู้นำที่ประสบความสำเร็จทั้งหลายเช่น   

– ผู้นำที่มีพฤติกรรมให้ความสำคัญกับงาน 

– ผู้นำที่มีพฤติกรรมให้ความสำคัญกับคน

•การศึกษาของ นักวิชาการที่มหาวิทยาลัยแห่งรัฐโอไฮโอ : 

ค้นพบพฤติกรรมผู้นำ 2 แบบ คือ

– แบบแรก พฤติกรรมที่มุ่งความสำเร็จงาน

–แบบสอง พฤติกรรมที่มุ่งไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน

3. แนวคิดการศึกษาภาวะผู้นำตามทฤษฏีสถานการณ์

•คือแนวคิดที่ให้ความสำคัญต่อปัจจัยสถานการณ์ต่างๆ ที่กำหนดความสำเร็จของผู้นำต่างๆ 

ในองค์การ

•พิทยา  บวรวัฒนา ได้ยกตัวอย่างกลุ่มทฤษฎีนี้ไว้ 5 ทฤษฏี ได้แก่

  - ทฤษฏีผู้นำแบบประชาธิปไตยและเผด็จการ

  - ทฤษฏีผู้นำแบบคำนึงถึงเป้าหมายของคนงาน

  - ทฤษฏีวงจรชีวิตกำหนดผู้นำ

  - ทฤษฎีการเพิ่มความสามารถของผู้นำในการตัดสินใจ

  - ทฤษฏีผู้นำตามสถานการณ์ของ ฟริดเลอร์

  จบการสรุปคะ^^